O cuidado na implantação de um ERP Enterprise Resource Planning

Informatizar a organização, para “ter informação na ponta dos dedos”, é como realizar o sonho de ver o mundo do topo do Everest: visão ampla, abrangente, sistêmica, e com domínio dos detalhes.

Mas, assim como não se resolve, numa 6ª feira à tarde, que “já que não tenho nada pra fazer no fim de semana, vou escalar o Everest”, para implantar sistemas informatizados robustos e sofisticados, como os ERP – Enterprise Resource Planning, considerados como a base necessária para a o desenvolvimento da “inteligência dos negócios”, é .preciso preparar-se. E muito bem.

Não são poucos os casos de insucesso e de decepção com a implantação de sistemas em geral e do ERP, em particular.

ERP: o que é e por que sua empresa precisa dele

Ter “informação na ponta dos dedos” não é um exotismo, mas uma necessidade básica, nos tão competitivos tempos atuais. Bill Gates, em seu livro “A empresa na velocidade do pensamento”, mostra com clareza a possibilidade (e as vantagens) de a empresa estruturar um “sistema nervoso digital”, capaz de “informar ao cérebro”, no mesmo instante em que acontecem, os eventos que poderão representar riscos ou oportunidades para a organização.

O ERP – Enterprise Resource Planning – ou “Sistema de Gestão Integrado”, ou ainda “Sistema de Gestão Empresarial”, como é mais conhecido no Brasil, controla a Folha de Pagamento, o Almoxarifado, a Contabilidade, Contas a Pagar e muitos outros processos empresariais, de maneira integrada. Ou seja, a informação é inserida apenas uma vez no sistema e transita automaticamente por todas as áreas do mesmo, disparando também automaticamente processos correlatos. Mas não é só o que faz: normalmente, é a base sobre a qual se assentam vários outros sistemas, como o CRM, Data Warehouse, Business Intelligence e uma gama enorme de sistemas de atendimento, controle, E-Business e tantos outros que vão alavancar a produtividade e competitividade da empresa.

Um roteiro passo a passo para escolha e implantação de um ERP

PASSO 1: Conhece-te a ti mesmo
Antes de partir para a escolha e implementação de um ERP, faça, com a equipe, um trabalho de levantamento, crítica e descrição formal de todos os procedimentos, regras e processos de trabalho existentes e que serão informatizados (para não correr o risco de automatizar o que está errado, gerando prejuízos… mais rapidamente). Uniformize procedimentos e regras de negócio e padronize os processos.

Conheça também o nível de expectativa da alta administração e dos usuários com relação ao projeto que têm pela frente. É comum que se pense que um sistema é uma ferramenta mágica para solução fácil de todos os problemas, sem esforço. Nada mais irreal: “o paraíso não existe”. Coloque as expectativas na dimensão real: é bom, é útil, mas requer muitos pré-requisitos para que dê o retorno desejado.

PASSO 2: Desenhe o “sistema de informação” da empresa
Cabe à alta administração e às chefias informar à área técnica, com antecedência, que indicadores de desempenho desejarão controlar e em que formato: Planilha? Gráfico? Relatório?

Cabe à área técnica disponibilizar a informação da maneira mais fácil e intuitiva possível para o usuário, trabalhando para que ele possa ser cada vez mais autônomo.

PASSO 3: Escolha um ERP compatível com suas necessidades e realidade e produzido por empresa confiável

O que se promete e não se cumpre é recebido como afronta pelo superior, como injustiça pelo igual e como tirania pelo inferior; sendo assim, é importante e prudente que a língua não se aventure a oferecer o que não se sabe se poderá cumprir.

Só depois de conhecer e arrumar previamente a casa e saber claramente de que tipo de informação e controles se irá necessitar, é que é hora de pensar na escolha do ERP.

Sistemas podem ser desenvolvidos “em casa” ou serem adquiridos de empresas especializadas, pequenas ou grandes. Para cada uma destas escolhas, há pontos a favor e contra, que não cabe aqui discutir.

Se você se decidir por adotar um “sistema de mercado” (tenho razões para considerar esta a decisão mais adequada), faça um levantamento e triagem de várias alternativas (incluindo a robustez e credibilidade dos fornecedores), com a ajuda de especialistas (recomendável) e selecione as três melhores. Submeta as três escolhidas, separadamente, a análise de seus USUÁRIOS-CHAVES. Ninguém melhor do que quem vai usar para dizer o que atende e o que não atende; (é muito importante também que o usuário se sinta o “dono” do sistema e não que o mesmo é algo que lhe foi imposto)

PASSO 4: Faça uma implantação profissional

Implantar um sistema não é instalar um sistema. O processo leva sempre a uma enorme mudança organizacional. Processos de negócio são alterados, pessoas são deslocadas (ou até mesmo demitidas), formas de trabalhar mudam inteiramente. Diante de toda proposta de mudança, as pessoas costumam, normalmente, percorrer o “Caminho de SARA”: primeiro, Shock (choque), depois Angry (raiva), em seguida Reaction (reação, resistência) até, finalmente, a Acceptance (aceitação).

É preciso que a coordenação do projeto de implantação atue, em cada uma das etapas deste “caminho”, para diminuir o “choque” (muita informação preliminar), permitir que a “raiva” se manifeste e, assim, se possa trabalhá-la; trabalhar as “resistências” explícitas e não explícitas (as mais difíceis) e acelerar o processo de “aceitação”, reconhecendo publicamente aqueles que estão avançando e apoiando fortemente os que demonstram dificuldades.

O custo do projeto não é só a aquisição do sistema. Reserve um valor significativo do orçamento do projeto para o processo de implantação, com um número suficiente de horas, e também para a montagem da infra-estrutura. (equipamentos, links de comunicação, etc)

O Consultor deve conhecer bem não só o sistema, mas também o negócio da empresa cliente. As metas de prazo e de custo devem ser perseguidas obsessivamente (um grande percentual de projetos de implantação falha em algum – ou ambos – desses aspectos).
Oriente a equipe para não fazer solicitação de customizações/ajustes durante implantação (sob pena de nunca acabar a implantação e de “deformar” o sistema).

PASSO 5: Antecipe-se e enfrente com naturalidade, inteligência e firmeza as dificuldades que certamente aparecerão

Dificuldades (muitas) são esperáveis num processo de implantação de sistemas. Algumas têm origem nas questões tecnológicas (talvez 20%) – integração com outros sistemas, funcionalidades insuficientes, bugs (todos têm) – , mas a grande maioria tem a ver com o fator humano: qualificação tecnológica precária dos usuários – capacite; resistência à mudança de processos (apresente bons motivos) –saudades do sistema antigo – com paciência, relembre suas limitações e ressalte as vantagens do novo; insegurança e medo de demissão – apóie e informe, com honestidade.

Para diminuir as dificuldades naturais num processo de implantação, consiga um “padrinho” (sponsor), comprometido, da alta administração. Obtenha também o COMPROMETIMENTO dos usuários. Identifique e oficialize um “usuário master”, um profissional entusiasmado com o projeto e que seja referência para os demais. Tenha atenção permanente ao “clima” e dê suporte imediato às dificuldades. Procure perceber e trabalhar rapidamente as resistências, as inseguranças e fragilidades, dando apoio efetivo a quem necessite, ou seja, cuidando bem das pessoas. Dê informação contínua sobre o status do projeto e substitua a relação cliente-fornecedor por parceiro-parceiro

A grande lição aprendida: implantar um ERP é como fazer uma expedição de escalada do Everest…

Não importa se você vai escalar o Everest, desenvolver um projeto qualquer em sua empresa ou, mais especificamente, implantar um ERP. Em qualquer caso, será preciso: preparação e planejamento; suporte especializado e profissional; equipamento adequado; preparo técnico (e físico); espírito de equipe; espírito de aventura e fair play; liderança efetiva e 2 P: Paciência e Persistência

Captação de Recursos Federais a fundo Perdido

Existem inúmeras oportunidades disponibilizadas no Orçamento Geral da União para a transferência de recursos federais à fundo perdido (não reembolsáveis) destinados às prefeituras e entidades sem fins lucrativos (ONG, OSCIP, Sindicatos, Associações, Cooperativas) cujo propósito é o desenvolvimento e a melhoria da qualidade de vida da população brasileira.     Estes recursos podem ser disponibilizados para a aquisição de equipamentos (tratores, arados, maquinários), construções, infraestrutura até a capacitação de professores, jovens para o primeiro emprego ou em busca de qualificação. 

Estes recursos possibilitam uma infinidade de aplicações, sempre voltadas ao social.
A Coopmult (www.coopmult.coop.br) disponibiliza profissionais qualificados para o desenvolvimento de qualquer tipo de projeto para a captação de recursos federais. A Coopmult executa e acompanha o projeto até a sua aprovação, bem como pode fazer a prestação de contas, até a conclusão final do convênio.

Alto Turn Over X Baixo Resultado Corporativo

Turnover significa a rotatividade de pessoal de uma empresa e é um excelente indicador de resultados.

Quando excessivo, indica que algo está errado na organização. É o momento de analisar o por quê dessa alta rotatividade, afinal, não podemos esquecer que os chamados funcionários são antes de tudo pessoas. Essas pessoas tem necessidades e criam vínculos dinâmicos de relacionamento com os colegas da empresa, ou mesmo com clientes e fornecedores.

Os colaboradores de uma organização detêm o conhecimento das rotinas de trabalho, o que a empresa produz ou quais serviços ela presta e, após algum tempo na empresa, esses profissionais passam a dominar essas atividades e a desempenhá-las sem maiores problemas.

Quando alguém da equipe sai, as atividades sofrem mudanças que em maior ou menor grau afetam toda corporação. Assim como um motor que para de funcionar caso alguma engrenagem se deteriore, a empresa também sente essa saída.

Apesar de muitas empresas acreditarem que, quando uma saída de colaborador é por sua decisão e portanto, não a afetará, isto é um engano. Qualquer saída é traumática para a organização, por mais argumentos que existam a seu favor. Basta imaginar o quanto foi gasto com treinamento dessa mão-de-obra, com a burocracia contratual, benefícios, encargos e outros gastos operacionais não tão facilmente mensuráveis, para notarmos que de uma forma ou de outra, a empresa sempre sai perdendo nesse caso. Talvez uma política de contratação mais adequada ou um processo de contratação melhor executado, ou mesmo, uma melhor definição das atribuições do cargo poderiam ter evitado esses gastos inúteis e o trauma gerado ao colaborador demitido.


RETENDO TALENTOS
Apesar de óbvio, será que as empresas realmente estão valorizando seus talentos e suprindo suas necessidades, a fim de não perdê-los para a concorrência? Será que melhores salários, treinamento adequado, concessão de benefícios e melhora do ambiente de trabalho poderão retê-los?

Para saber o que motiva um colaborador a deixar a empresa, utilize a entrevista de desligamento para isso. Questione o por quê da saída, não perca essa oportunidade de saber o que está ocorrendo.

Em se tratando de reter talentos na empresa, notamos que o treinamento sempre é fundamental. Uma prática que está se tornando comum nas grandes empresas, é o chamado e-learning, ou seja, a possibilidade de aprendizagem a distância, proporcionada pelo uso cada vez mais freqüente da internet e de intranets nas organizações. O e-learning é uma maneira rápida de permitir que uma quantidade maior de funcionários tenha acesso a treinamentos, que podem ser realizados em horários diferentes, conforme a disponibilidade de cada um, e que tem conseguido índices superiores de retenção em relação aos treinamentos tradicionais, principalmente porque o controle do aprendizado está nas mãos do próprio estudante e não nas do instrutor.

Outra técnica interessante, denominada job rotation (aplicável também para a diminuição dos conflitos), está muito em voga. Leva em consideração o fato de que se não há possibilidade de ascensão profissional vertical (promoção) de um funcionário, em vez de vê-lo sair para trabalhar na concorrência, novas possibilidades lhe são abertas quando ocorre a promoção horizontal, ocasionada pela troca de função e atribuição de novas responsabilidades, sem perda do padrão. Isso faz com que ele se torne um profissional polivalente, capaz de atuar em diversas atividades diferentes, bem como o incentiva através de novos desafios e aumento de conhecimentos, obtidos na organização. No mundo de hoje, ele será um profissional mais valioso do que se for apenas especialista em uma coisa. Para a empresa, além de manter um bom funcionário em seus quadros, também estará formando um possível futuro ocupante de cargos de chefia.

Creiam-me, se um funcionário puder, ele preferirá crescer dentro da própria empresa em que trabalha e possui o círculo de amizades, a mudar para outra que é uma incógnita. Vivenciei muito disso em meus anos de trabalho.


NOVAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
Nos dias atuais, os profissionais não podem mais comportar-se como antigamente, sob pena de tornarem-se obsoletos. E para adaptarem-se ao esquema da Produção Flexível (baseado no aumento da produtividade e flexibilidade do trabalhador e das empresas), devem se esforçar para desenvolver as novas competências que os tempos atuais exigem.

Estas competências abordam essencialmente:
- Iniciativa e capacidade de julgamento e liderança.
- Uma atenção maior aos detalhes, manutenção de raciocínio crítico e criativo.
- Um aumento na autoconfiança, segurança e persistência.
- Espírito de colaboração.
- Um compromisso e envolvimento maior com a organização, bem como manter atitudes pró-ativas em relação aos valores da empresa.
- Aprimoramento do conhecimento técnico.
- Preocupar-se com o desenvolvimento das pessoas.
- Estimular a comunicação.
- Manter sempre o foco no cliente.
- Orientação contínua para o aprendizado, produtividade e busca por resultados.
- Busca contínua pela qualidade.

Essas competências podem ser adquiridas no dia-a-dia, através das atividades desempenhadas e por meio de treinamentos e devem ser sempre exercidas de forma ética.

Por sua vez, a empresa deve incentivá-las, permitindo sua aplicação sem entraves de qualquer tipo. A retenção de talentos e o incentivo à obtenção por parte dos colaboradores de novas competências profissionais, gera benefícios mútuos e duradouros