quinta-feira, 2 de agosto de 2012

Consultoria x Gerenciamento, Coaching x Mentoring x Terapia

Atualmente , muitas são as áreas de atuação profissional e algumas pessoas podem  confundir essas atuações mencionadas no título deste artigo e portanto, para ajudá-lo na escolha do serviço que melhor atenda  às suas necessidades e expectativas, decidi escrever este artigo que espero ser esclarecedor.
Antes de qualquer decisão, alerto que qualquer que seja a sua escolha você terá que ser humilde e admitir que está precisando de ajuda profissional.Lembre que você deverá tratar esse profissional com respeito e não como um adversário , pois, o mesmo estará dentro da sua empresa analisando seus pontos fortes e administrando seus pontos fracos. A primeira condição é ter confiança. Evite a qualquer decisão que não dê certo, ficar culpando a empresa contratada, pois, ela tanto quanto você estará focada nos resultados e é sua parceira. Lembre-se, a responsabildiade pelo sucesso é sua. Esforce-se para aplicar todo o conhecimento oferecido e terá sucesso.Não demore a solicitar a  ajuda de um profissional, pois, pode ser tarde demais, tanto para a sua empresa como para a sua carreira.
Levante referências sobre a empresa a ser contratada.Fale com antigos e atuais clientes.Busque referências  com fornecedores e no mercado. Peça o currículo de todos os colaboradores envolvidos no serviço e certificados .Assine um contrato entre as partes ,após, analisar,detalhadamente, todas as cláusulas.Verifique a linha filosófica, missão e valores virtuosos da empresa que você está contratando e se a linha adotada está de acordo com a sua cultura e valores.
  1. Consultoria x Gerenciamento
  1. Consultoria
Importante salientar que a consultoria oferece seus conhecimentos que foram adquiridos ao longo de anos de experiência. Ensina o cliente a se posicionar e atuar com sucesso neste mercado. Faz o cliente pensar estrategicamente.A Consultoria não trabalha no lugar do gerente ou de vendas, isso não é consultoria é sim, gerenciamento.
A Consultoria propõe estratégias para que os colaboradores da empresa apliquem.Ao final deste processo sua empresa terá implantado diversos processos e procedimentos.Os responsáveis pela aplicação de todas as metodologias ensinadas são os seus Líderes que irão aplicar  junto aos seus colaboradores. Os resultados da consultoria dependem de seus líderes seguirem o que foi apresentado pela consultoria.A consultoria apresenta um plano de ações, define metas , oferece as soluções, levanta dados, fornece os recursos, faz o planejamento estratégico.
Quando contratar consultoria?
Quando tem urgência em organizar a empresa através de processos; quando não tem equipe tão competente ou experiente; quando não dispõe de tempo ou paciência para fazê-lo. Você e seus líderes seguirão  as recomendações dos consultores , pois, eles são os “experts”.Você fornecerá as informações solicitadas para que o trabalho possa fluir com tranqüilidade. Se você pensa em adaptar esses processos , ou tentar colocar a sua maneira de gerenciar , este não é o melhor método, já que a consultoria implantará a expertise dela.
O erro de muitos proprietários ou líderes de empresas é contratar a consultoria e ficar discutindo que a consultoria está errada. Por isso, antes de iniciar o trabalho avalie e aprove o Plano de ação da consultoria e , também a carga horária programada. Você precisa confiar na Consultoria e ter a humildade para aprender e fazer de uma nova maneira.
Como funciona?
Através de visitas à sua empresa que podem estar de acordo com o seu investimento na consultoria, variando em mais visitas por mês, ou menos.Treinamentos, reuniões e palestras.
  1. Gerenciamento
O gerenciamento trabalha no dia a dia da operação da sua empresa atuando como colaborador da empresa, esperando alguém decidir por ele, tem autonomia limitada, não pensa estrategicamente e sim nos problemas do dia a dia. Atende clientes e leva os problemas para o dono da empresa resolver.
Quando contratar um gerenciamento?
Quando você precisa de mão de obra com mais experiencia atuando na sua empresa no dia a dia. Você estará mais tempo fora da sua empresa e precisa alguém para lhe informar o que ocorre. Essa pessoa é quase um colaborador da empresa e resolverá problemas para você.Não existe transferência de conhecimento nesse caso.Ele estará lá atendendo, vendendo, etc.
Como funciona?
Em muitos casos , complementa a Consultoria quando há necessidade de um acompanhamento e monitoramento diário e  um colaborador da consultoria é designado para trabalhar na empresa junto com a equipe.Não tem poder de decisão ou autonomia.
  1. Coaching x Mentoring x Terapia
  1. Coaching
Atua na resolução de problemas através da análise de valores e mudanças comportamentais.Visa o crescimento pessoal e da empresa e contrói junto e transfere conhecimentos. Desafia, explora as crenças e é um trabalho personalizado.Oferece possibilidades de transformação e não gera dependência, pois ,a pessoa e a empresa aprendem a andar com as próprias pernas. Trabalha baseado em valores virtuosos e propósitos são ressaltados. Descobre os pontos fortes , reposiciona, se necessário e orienta.
Realiza Planos de Ações e define metas. Todos os posicionamentos são construidos em conjunto com a empresa, a equipe e o cliente visando o bem comum e a otimização de resultados.
Coaching é um processo que visa aumentar a performance de um indivíduo,equipes ou empresas, aumentando os resultados positivos atraves de metodologias, ferramentas e técnicas conduzidas pelo profissional ( Coach)em parceria com o cliente ( Coachee).
O Processo de Coaching leva o cliente a buscar novos entendimentos, alternativas e opções que façam com que ele amplie suas realizações e conquistas.
o Foco é no RESULTADO através da ação e melhoria contínua.
Quando contratar?
Quando você já tem conhecimentos adquiridos pela experiência e sua equipe, também, e quer ampliar e construir juntos respeitando a sua equipe e seu cliente.Pode ser para a empresa ou para sua carreira.
Como funciona?
É contratado um coach que deve ter formação comprovada. Após diagnóstico de expectativas,necessidades e, também avaliações e testes iniciam as sessões de Coaching e será estabelecido em conjunto, Plano de Ação para o Sucesso. São realizadas sessões de atendimento individual, reuniões, treinamentos da equipe, pesquisas, avaliações.Visitas à sua empresa , via internet ou fone.
  1. Mentoring
É um conselheiro, ele diz a você qual o melhor caminho a seguir.Normalmente, os mentorings são os mais antigos e experientes colaboradoes nas empresas ou no mercado e orientam as pessoas, empresas e carreiras. Sua atuação é restrita à sua área de atuação e expertize construída aos longo de sua carreira.Ele transmite os seus conhecimentos a pessoas que querem seguir sua mesma área de atuação.

Quando contratar?
Quando você precisa de orientações específica sobre alguma área que não está dominando muito bem.

Como funciona?
Em sessões individuais.
  1. Terapia ou Psicoterapia
Quando você precisa de um atendimento de um psicólogo e focado em problemas emocionais que fogem totalmente ao seu controle.Você não está conseguindo controlar a situação/ problema que se repete constantemente.
Wikipédia: O termo psicoterapia refere-se às intervenções psicológicas que buscam melhorar os padrões de funcionamento mental do indivíduo e o funcionamento de seus sistemas interpessoais (família, relacionamentos etc.). Como todas as formas de intervenção clínico-psicológicas, a psicoterapia utiliza meios psicológicos para atigir um fim específico (a cura ou a diminuição do sofrimento do paciente, geralmente causado por um transtorno mental), baseia-se no corpo teórico da psicologia e é praticada por pessoal especializado (o psicoterapeuta ou psicólogo clínico) em um determinado contexto formal (individual, em casal, com a presença de familiares, em grupo - de acordo com a indicação.

segunda-feira, 16 de julho de 2012

JÁ OUVIU FALAR EM BACKCASTING ?



Certamente não é uma novidade, mas é um termo muito menos conhecido e utilizado do que o "forecasting". No entanto, pense numa situação em que a análise das tendências do momento não consegue indicar um futuro consistente, ou que indica um leque tão amplo de alternativas que torna-se impossível ter segurança na sua previsão.

Parecido com o que você está enfrentando no momento? É a sua dificuldade em responder como será o segundo semestre deste ano?

Tenho recebido perguntas sobre como será o segundo semestre de 2012 e como será o próximo ano, para definir os planos de negócios e tomar decisões pessoais.

Sinto vontade de dizer: - Ah! Então você achava que experiência não tinha valor? E agora, José?

Mas sinto que a resposta deve ser algo mais útil e interessante do que um sorriso maroto e uma resposta vaga sobre outros momentos da história em que sentíamo-nos igualmente desorientados.

O problema é que não mudamos o nosso modelo mental e prosseguimos tentando analisar as tendências díspares para visualizar uma direção clara para o próximo período.

Muitas vezes comento que o crescimento dos negócios e das empresas não está vinculado ao crescimento do mercado, e que as empresas podem buscar crescimento mesmo sob circunstâncias adversas. Da mesma forma, podemos ter progresso em nossas carreiras mesmo quando a situação não favorece o crescimento da empresa.

É que estamos muito mais acostumados ao processo de "forecasting" do que de "backcasting"! É apenas um trocadilho infame? Ou um caminho a ser proposto para definir planos para um período menos estável e mais nebuloso?

No processo de "forecasting", fazemos uma análise das tendências e buscamos uma convergência que nos indique a direção e o grau de variação em relação ao momento em que estamos. Quando não há convergência e não se apresenta um quadro natural das forças que orientam o mercado, ficamos inseguros em fazer propostas.

O processo do "backcasting" propõe o inverso. Define-se uma visão do futuro que queremos e retrocedemos planejando o que devemos fazer para alcançar o cenário visualizado. Claro que ainda assim haverá incertezas e alguns pontos obscuros, pois não se trata de uma "bola de cristal" infalível.

Mas o processo tem a vantagem de estabelecer um ponto de partida (ou melhor, de chegada) claro para se desenvolver um planejamento muito mais consistente e realista. Cria-se uma visão do que queremos alcançar e se questiona o planejamento das atividades que devem ser realizadas para alcançar o cenário visualizado.

Você já usou isso? Provavelmente. Muita gente que teve experiências em lidar com crises no passado, deve ter praticado este modelo ou deve ter sido orientado dentro deste processo, que é parte da visão sistêmica.

Muitas vezes, este modelo de "backcasting" é muito mais eficiente para análise de problemas e soluções de discussões do que o "forecasting", pois proporciona condições para a convergência. De uma discussão sobre "o que poderá acontecer", passamos para "o que queremos alcançar" e posteriormente para "o que devemos fazer".

Na próxima vez em que você estiver num impasse, tentando advinhar "o que nos acontecerá", talvez seja melhor direcionar os esforços para "o que queremos que aconteça".

É um processo especialmente útil para planejar o desenvolvimento da sua carreira, pois só sabendo o que se quer alcançar, podemos planejar as atividades que podem nos direcionar para o futuro desejado.

terça-feira, 29 de maio de 2012

Capitais do Conhecimento

Na sociedade atual, além dos fatores tradicionais de produção - terra, capital e trabalho - encontramos outro que tem sido o diferenciador - o conhecimento - que tem agregado mais valor as organizações. Este fator considerado intangível, tem seu conceito aprimorado desde a década de 80, quando Sveiby classificou os ativos intangíveis em três categorias: capital do consumidor, capital estrutural e capital humano ou intelectual. Acreditamos que hoje, o modelo que melhor representa os capitais do conhecimento seja o dos quatro capitais: o ambiental , o estrutural, o intelectual e o de relacionamento.

O capital ambiental pode ser definido pelos vários aspectos e características que são identificados na região onde a organização se encontra. Todos os valores, aspectos legais e governamentais, clima, geografia, e outros, devem ser considerados. Por esta definição é possível compreender, como algumas empresas possuem desenvolvimento maior que outras, quando se encontram em um ambiente mais propício ao seu tipo de negócio.

O capital estrutural se resume na estrutura necessária para as empresas funcionarem e a ela pertencem. São os sistemas administrativos, os softwares, as marcas ,as patentes, os prédios. De todos esses fatores, a forma de atuação da estrutura organizacional é que tem influenciado com mais impacto, os resultados desejados.

O capital intelectual trata do conhecimento das pessoas que se encontram em uma organização. Diferente do capital estrutural , ele pertence ao indivíduo, mas a utilização eficaz deste potencial , tem o poder de gerar valor para as empresas e para as pessoas. A dificuldade das organizações é conseguir transformar o conhecimento tácito (aquele referente à experiência individual das pessoas) em explícito (que se pode encontrar em livros e palestras ), de modo a agregar valor aos produtos ou serviços prestados.

O capital de relacionamento pode ser entendido como o facilitador para os outros capitais, uma vez que trata dos relacionamentos-chave para os negócios da empresa, podendo ser individuais ou institucionais. Incentivando os relacionamentos e as alianças estratégicas as empresas passam a ganhar mais.

A interação entre os capitais e o reconhecimento da importância dos mesmos, devem levar em conta em determinada ocasiões a existência de uma relevância maior de um capital em detrimento de outro. Desta forma, o tratamento dado a cada um destes capitais precisa ser adequado as suas características específicas.

Capitais do Conhecimento é marca registrada pelo CRIE- Centro de Referência em Inteligência Empresarial da COPPE/UFRJ.

domingo, 27 de maio de 2012

Absenteísmo e Presenteísmo

Talvez você nunca tenha ouvido falar nestas duas palavras. Mas é bom ir se acostumando a elas, pois são palavras cada vez mais presentes nas organizações.
Todo gestor sabe que a saúde, a motivação e a capacitação de seus empregados são fatores do sucesso econômico das empresas. Entretanto, doenças que causam a incapacidade temporária do empregado podem gerar prejuízos que afetam a produção e o lucro da empresa.
Absenteísmo é a ausência temporária do trabalho por motivo de doença. Além de afetar o lucro e a produção das empresas, o absenteísmo também gera horas extras, atrasos nos prazos, clientes descontentes e aumento da atividade dos outros funcionários que tem de dar a cobertura para o colega ausente.
Para se ter uma idéia sobre o impacto na economia, em 2001, o absenteísmo por doença custou para a Alemanha, 44,76 bilhões de euros enquanto que para o Reino Unido, a perda foi de 11 bilhões de libras esterlinas, principalmente devido a doenças dos sistemas ósteomuscular e respiratório.
No Brasil, as despesas aumentaram 31,8% com a concessão do auxílio-doença. Em 2000, o auxílio-doença representava 3,2% dos gastos da previdência social; em 2004, esta despesa subiu para 7,5%
A Organização Panamericana de Saúde acredita que mais de 70% das empresas não apresentam condições ergonomicamente favoráveis para a realização das tarefas solicitadas a seus empregados.
Por outro lado, o índice de absenteísmo por doença vem decrescendo nos últimos vinte anos enquanto o índice de absenteísmo por doenças psíquicas vem aumentando. Isto se deve às mudanças que vem ocorrendo em função da globalização, entre as quais se incluem a terceirização, a reengenharia, o downsizing, maior produtividade, aumento do estresse e medo do desemprego.
Já o presenteísmo significa estar sempre presente ao trabalho, porém doente. Estas vítimas não faltam, mas apresentam sintomas como dores (de cabeça, nas costas), irritação, alergias, etc. Com isto, há queda da produtividade e prejuízos para a empresa.
Um estudo realizado pelo Institute for Health and Productivity Studies, dos Estados Unidos, mostrou que as empresas americanas chegam a perder 150 bilhões de dólares/ano devido à presença de funcionários doentes apresentando falta de rendimento nas suas atividades. No Brasil, estima-se que esta cifra pode chegar a 3% do Produto Interno Bruto, ou seja, 42 bilhões de reais/ano.
Entre os sintomas mais comuns do presenteísmo estão: dores musculares, cansaço, ansiedade, angústia, irritação, depressão, insônia e distúrbios gástricos. Entretanto, o grande gerador do presenteísmo é o estresse. De acordo com o International Stress Management Association, os oito países mais estressados do mundo, em ordem decrescente, são: Japão (70%), Brasil (30%), China (24%), Estados Unidos (20%), Israel (18%), Alemanha (16%), França (14%) e Hong Kong (12%). No Brasil, segundo o mesmo instituto, três em cada dez brasileiros apresentam problemas de saúde devido ao estresse no trabalho.
Estes números tem gerado nas empresas uma nova visão, sendo que algumas delas já apresentam projetos direcionados para a manutenção da saúde de seus funcionários. Isto inclui: reeducação postural global (RPG), massagens, drenagem linfática, ioga, meditação, ginástica laboral, alimentação balanceada, check ups periódicos, palestras motivacionais, etc. Porém, menos de 5% das empresas oferecem estes tipos de programas.
A grande maioria das empresas não possui programas específicos de qualidade de vida para oferecerem a seus funcionários. Entretanto, de acordo com José Tolovi Jr., presidente do Great Place to Work, em entrevista ao jornal Folha de São Paulo (6 de março de 2005), “a médio prazo, tende a aumentar a preocupação da empresa com prevenção e controle de doenças, diminuindo o uso da assistência médica”.
Grandes empresas, como Pão de Açúcar, Natura, Motorola, já apresentam programas neste sentido. Por exemplo, a Motorola recebe R$ 3,00 em valor agregado para cada R$ 1,00 aplicado em programas de qualidade de vida. E esta parece ser a tendência mundial nas empresas e conglomerados.
De uma forma resumida, o importante é não ficar doente, principalmente se o empregado é do tipo motivado e que “veste a camisa” da empresa. Se a mesma não apresenta nenhum programa visando uma melhoria da qualidade de vida de seus empregados, cabe exclusivamente a eles buscar atividades que diminuam o estresse, tanto pessoal como no ambiente de trabalho.
Mudança de emprego, melhoria do clima interno da empresa, mudança de função, atividades físicas, férias, desenvolvimento de um hobby e trabalho voluntário são algumas sugestões para se viver menos doente e mais feliz.

quinta-feira, 22 de março de 2012

7 expressões proibidas na hora de vender

 Saiba quais frases os empreendedores devem evitar na hora de lidar com um cliente

Provadores de lojas de roupas costumam ser cenário de uma clássica cena no mundo dos vendedores. A atendente, nitidamente constrangida, diz que a peça ficou ótima na cliente que mal consegue respirar vestindo uma roupa tão apertada. No fim das contas, a venda não acontece.
Muitas vezes, o vendedor fica com fama de mentiroso, mesmo que a intenção não seja exatamente esta. Essa abordagem de venda faz o cliente ficar ainda mais em dúvida.
Mentir, não deixar o cliente falar e ser pouco profissional são erros fatais na hora de vender. Um empreendedor que sabe vender deve ser também um consultor e evitar algumas expressões que pegam mal com a clientela e podem até manchar a imagem da sua empresa.

1.“O produto foi feito para você”
O clássico dos provadores ainda é muito usado pelos vendedores na tentativa de convencer o cliente. O produto pode ter ficado bem no consumidor, mas, levada ao pé da letra, a expressão é mentirosa. “É óbvio que aquilo não foi feito sob medida para o cliente. Se ele estiver inseguro, vai ficar em dúvida”, diz.

2. “Tenho uma condição especial só para você”
Este é mais um caso de expressão que pode soar altamente falsa. A sugestão do especialista é evitar frases que não pareçam reais. “Está na cara que é uma mentira. O cliente percebe e deixa de confiar no vendedor”, conta Rodrigues. No fim, esta expressão mostra mais que o vendedor está interessado na comissão da venda e do que no bem estar dos clientes.

3. “O nosso produto é melhor”
É muito comum, a tática de desmerecer a concorrência para tentar convencer o consumidor. Antes de falar que o seu produto é melhor, saiba o que o cliente quer. Ele pode rebater o seu argumento e a situação ficaria chata. Além disso, é importante construir uma imagem própria para a sua marca, que não deve ser só baseada na comparação com os concorrentes.

 4. “Você nunca vai conseguir uma proposta melhor”
Neste caso, a intenção do vendedor pode ser valorizar o seu produto e a sua marca. Mas acaba correndo o risco de ofender os clientes. “Dizer ‘nunca’ subestima a capacidade do cliente em conseguir uma oferta melhor. É uma expressão muito negativa e o cliente pode se indispor mais facilmente”, afirma. Mais uma vez, vale a pena valorizar o seu negócio indicando os seus diferenciais no mercado.

5. “Esta é a nossa política. Não há como mudar”
Quando o vendedor se vê em dificuldade, ele pode usar a empresa como desculpa para o cliente. “Não fale mal da sua própria empresa ou produto por mais que o cliente esteja pressionando”. Em uma negociação, o melhor a fazer é tentar uma proposta dentro das condições do cliente e da empresa.

6. “O concorrente é muito ruim”
Mais uma vez, os vendedores usam com frequência a tática de diminuir o concorrente com o objetivo de valorizar a própria empresa. “Normalmente, quando o cliente está pendendo para a concorrência ele já tende a achar que ela é melhor. O desafio é convencê-lo que a solução da sua empresa é melhor”, explica.

7. “Amiga, querida...”
Intimidade demais faz mal para as vendas também. Não pode chegar chamando o cliente de amigo. Demora anos para se tornar amigo de alguém. Soa falso. O ideal, nestes momentos, é sentir qual é o comportamento do consumidor: se ele é tímido, extrovertido ou mesmo indiferente. Existe um mito do quebra-gelo. É louvável estabelecer empatia, mas é um engano achar que simular intimidade é uma forma de conquistar o cliente. Por isso, nada de apelidos ou adjetivos. Chame o cliente pelo nome apenas.

segunda-feira, 5 de março de 2012

Você não tempo pra nada ou é desorganizado?

O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.
Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o assunto, vai te dar os principais recursos para atingir seus objetivos.

Planejamento do tempo

Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:
No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. Tá bom, depois do café da manhã e de escovar os dentes :–)
No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Prioridades

É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:
Prazo. A primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”. Nestes casos eu observo:
Resultados. Procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio etc. Pode sair até mais barato.
Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.
O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.
Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.
Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

Lista Mestra

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Veja como se faz – pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:
Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.
O significado de cada coluna:
Atividade. O que deve ser feito;

Prazo. A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;

Resultados. Tente dar um nível de resultado esperado;

Facilidade. Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;

Prioridade. Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;

Completado. Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.
Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.

Juntando tudo

Monte sua lista mestra e use–a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.
Porque vai estar se colocando desafios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor.